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企业组织架构是指挥系统，明确了最高级别到最低级别的职位服从关系。“四职管理”是企业横向和纵向关联事项的集合，无论是哪一个职位，都能找到对应的区域座标，迅速了解该职位的任职条件、工作范围、管理职责、上下级关系、管理权限等。在此基础上，使现有指挥系统更明朗。
企业开展绩效考核，需要了解各职位工作内容，知道该职位主要的工作任务是什么，然后根据主要职责，提炼出考核指标，通过绩效考核，使其工作能力更强，工作业绩更好，这就是职位说明书的重要作用。职位说明书的编写是否全面并能指导工作，是各部门编审职位说明书的关键内容。具体参见图。
职位说明书主要包括两个部分：一是职位描述，主要对职位的工作内容进行概括，包括职位设置的目的、基本职责、组织图、业绩标准、工作权限等内容；二是职位的任职资格要求，主要对任职人员的标准和规范进行概括，包括该职位的行为标准，胜任职位所需的知识、技能、能力、个性特征以及对人员的培训需求等内容。
（1)职位设置的目的。如HRM的职位目的为：根据公司战略发展需求，设计运用人力资源管理模式和相关激励政策，激发员工潜力，开发人才，实现人力资源开发在行业内具有市场领先者的目标。
（2）部门名称和职位名称。HRM的部门名称应该写为人力资源部，职位名称应该写为经理。
(3)任职人。要写上任职人的名字。并要有任职人签字的地方，以示有效性。
（4）直接主管及下属人数。HRM的直接主管应该写为分管副总经理，要提供直接主管签字的地方，以示有效性。下属人数指的是部门内所管辖的人数。
(5）任职时间。任职时间也就是生效时间，一般也就是与劳动合同的时间一致。
（6)任职条件。包括学历要求，工作经验要求，特殊技能等。如HRM的特殊技能是指掌握现代人力资源管理运作模式，熟悉国内人力资源管理政策法规及人才市场动态等。
（7)沟通关系。一般分为外部与内部两个层面。如HRM的内部沟通有分管副总经理，部门经理与员工。外部沟通有上级主管部门，所在城市人事劳动部门，各主要媒体或招聘网站，各主要培训机构，应聘人员或同行，相关行业协会。
（8）行政权限。指的是在公司所拥有的财务权限和行政审批权限等。
（9）工作内容和职责。这是职位说明书重之又重的地方，所耗费的笔墨也最多。它包括了职责范围与负责程度，衡量标准等。如HRM的职责包括这几方面：组织体系与制度；培训；人事考核与绩效评估；招聘；薪酬激励政策；职位管理，部门管理与建设等。
（10)职业生涯发展规划。包括职位关系与理论支持。职位关系又分为直接晋升的职位，相关转换的职位，升迁至此的职位。理论支持是指学习和培训所达到的相关要求。
（1)招聘员工的依据：职位说明书里已经确定了这个职位的任职条件，任职条件是招聘工作的基础，招聘工作需要依照任职条件来挑选人员，不满足任职条件的人，不能用。如果企业一定要用，也只能降格聘用，例如工资等级要下降，或者职务要略微下降。
职位说明书作为规范化管理的一个基础文件，将作为员工录用以后签订的劳动合同的附件，在企业决定录用员工后，对这名员工应该承担什么样的责任，以及要负责到何种程度，依照职位应签订几年劳动合同，有参考价值。员工被录用以后，职位说明书还可以作为新员工入职培训的教材。
（2）绩效考核的基本依据：职位说明书是目标管理的一个基本依据，依据职位说明书可清晰设计目标，因此，负责目标管理的主管应该随时查阅职位说明书，以便更明确、有效地对员工进行目标管理。在绩效考核的时候，只有通过考察职位说明书，才会知道只有这个职位才有这个职责，才能去考核这个职位上工作的员工是不是尽职尽责，是不是完成了工作目标。假如在职位说明书中根本就没有这个职责，就不能拿这个要求考核他，因为他不需要承担这样的责任。所以，职位说明书在工作目标管理和绩效考核工作中起很大的作用，也是绩效考核的一个基本依据。职位说明书确定了职责范围及考核内容，是全责、部分还是支持，很清楚地划分了员工的职责，当某一项工作没有完成或出现问题时，责任十分清楚。职位说明书还规定了考核评价内容、绩效考核的标准，不能是职位说明书写的是一个样，考核标准是另外一个样。
（3）制定薪酬政策的依据：职位评价是企业薪酬政策的基本依据，整个薪酬体系需要以职位评价为支撑性资料，而职位评价的基础是职位分析和职位说明书，如果没有职位说明书、职位内涵分析、员工规格分析等资料，就无法进行职位评价。因此，从根本上说，职位说明书为企业制定薪酬政策提供了重要的依据，缺少了职位说明书，企业制定薪酬政策将是很困难的。
（4)员工培训的依据：对员工进行培训是为了满足职位的需要，有针对性地对具有一定文化素质的员工进行职位专业知识和实际技能的培训，完备上岗任职资格，提高员工胜任本职工作的能力，根据职位说明书的具体要求，对一些任职条件不足，但其他方面优秀、符合公司急需人才要求的员工进行教育和培训，提升他本身的素质，最后使其达到职位说明书的任职要求。
（5）员工晋升与开发的依据：人力资源管理中一项非常重要的工作是人力资源开发，就是通过一些手段使员工的素质和积极性不断提高，最大限度地发挥员工的潜能，为企业做更大的贡献。员工的晋升与开发，离不开人事考核，人事考核是以员工为对象，以职位说明书的要求为考核依据，通过对员工德、能、勤、绩等方面的综合评价，判断他们是否称职，并以此作为任免、奖罚、报酬、培训的依据，促进“人适其位”。
(1)职位说明书的模板：人力资源部负责编辑一个适合企业的职位说明书模板，一是便于统一要求，按一定的规范内容填写；二是便于根据职位说明书查找不同职位的人的相同条件差异；三是便于培训，了解对一个职位所期望达到“什么”及“如何达到”的简短准确的表述。
（2)企业组织架构图解释：人力资源部是企业组织架构图的战略规划者，对各职位的上下级关系及平行组织关系十分清楚，解释好企业组织架构图，对于编写职位说明书有着重大意义，促使各职位了解企业战略意图、组织发展方向，对自我有更深的认识，对职业生涯有更清晰的规划。
（3）“四职管理”体系培训：员工对自己在企业中的定位及作用越清楚，其自我管理能力越强，自动自发工作意识越明显，学习意识越浓，挑战更高职位的意愿越高，所以，在填写职位说明书之前，让员工全面了解“四职管理”体系，能更加准确地描述职责内容。
（4)职位分析与职位优化：为建立企业职位分析系统，应由企业高层领导、部门职位代表、人力资源管理部职位管理人员、外聘的职位分析专家共同组成工作小组或委员会，协同工作，完成此任务。在职位分析编写过程中，应注意该职位做什么、如何做和为什么要做三个方面的问题。员工做什么，是以职位上所完成的体力活动和智力活动的有关说明来表示的，如何执行劳动活动指的是执行职位任务所采取的方法或程序，有体力活动和脑力活动两种不同的程序；在考虑到职位的如何做时，要考虑完成这个职位的所有任务，使用了什么工具材料和设备，是否还有其他没有观察到的工具材料和设备，完成这个职位的所有任务，采用了什么方法或过程，有没有其他的方法或过程能完成的工作等。如表所示。
某公司薪酬绩效主管职位说明书
职位说明书的编写需要有系统的规划，作为编写部门，要对编写的职位说明书按部门进行归类，然后将全公司各职位说明书进行归档，归档原则是，先部门编写人签名，再人力资源部负责人审核，最后交由总经理审批。人力资源部将审批后的职位说明书，编辑成《企业职位说明书手册》，可以装订，也可以印刷成册。
